Sự khác biệt giữa định kỳ và vĩnh viễn

Bất kỳ môi trường kinh doanh nơi hàng hóa vật chất được mua hoặc bán đều yêu cầu hệ thống quản lý hàng tồn kho. Trong thực hành kế toán, hai hệ thống tồn tại để quản lý hàng tồn kho: hệ thống định kỳ và hệ thống vĩnh viễn.

Hệ thống định kỳ là gì?

Hệ thống kiểm kê định kỳ dựa trên việc đếm hàng tồn kho vật lý để xác định giá vốn hàng bán và hàng tồn kho; mục sổ cái chung được thực hiện định kỳ. Vì hệ thống kiểm kê định kỳ đòi hỏi phải có hàng tồn kho vật lý để xác định hàng hóa trong tay, nên nó phù hợp để sử dụng với số lượng nhỏ hàng tồn kho.

Để xác định giá trị của hàng hóa có sẵn để bán, hãy mở Hàng tồn kho + Mua hàng. Để xác định giá vốn hàng bán, sử dụng Giá vốn hàng bán - Đóng hàng tồn kho.

Nhiều giao dịch mua có thể được thực hiện trong khoảng thời gian nhưng việc mua cổ phiếu sẽ chỉ được thực hiện một vài lần mỗi kỳ. Có một vài nhược điểm của việc sử dụng hệ thống định kỳ:

• Hệ thống không phù hợp để mua hàng tồn kho lớn.
• Ít thông tin liên quan đến hàng tồn kho có sẵn bất cứ lúc nào.
• Giữa các cổ phiếu, mức tồn kho phải được ước tính và ước tính thường khác với cổ phiếu trong tay.
• Chứng khoán lỗi thời và thua lỗ không được tính cho đến cuối kỳ.

Hệ thống vĩnh viễn là gì?

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một phương pháp kế toán cho các công ty di chuyển một lượng lớn cổ phiếu. Các tài khoản hàng tồn kho được cập nhật liên tục khi mua hoặc bán cổ phiếu. Chuyển động khác trong kho cũng được ghi nhận, chẳng hạn như cổ phiếu lỗi thời hoặc bị hư hỏng, nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất và cổ phiếu được chuyển đến một địa điểm khác.

Một hệ thống vĩnh viễn được quản lý đúng cách sẽ cung cấp cho người dùng dữ liệu chính xác liên quan đến cổ phiếu trên tay và giá vốn hàng bán. Số lượng cổ phiếu vật lý vẫn sẽ được yêu cầu theo thời gian để xác định xem cổ phiếu đã bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng. Điều này sẽ đảm bảo rằng các giá trị trong sổ kế toán là sự phản ánh đúng sự thật của cổ phiếu thực tế có sẵn.

Sự khác biệt giữa định kỳ và vĩnh viễn

• Tài khoản định kỳ và vĩnh viễn

Hệ thống định kỳ chỉ ghi lại giá vốn hàng bán sau khi đã thực hiện chứng khoán vật lý và thực hiện các mục nhật ký chung; hệ thống vĩnh viễn cập nhật liên tục các tài khoản liên quan đến chứng khoán mọi lúc trong kỳ kế toán.

• Mua liên quan đến định kỳ và vĩnh viễn

Với hệ thống định kỳ, một mục nhập duy nhất vào tài khoản Mua hàng (tài sản) cho tổng số tiền mua được thực hiện khi hàng tồn kho được mua. Các đơn vị cổ phiếu riêng lẻ không được ghi vào bất kỳ tài khoản dựa trên vật phẩm nào.

Hệ thống vĩnh viễn ghi lại tổng số lượng cổ phiếu đã mua, ngoài việc ghi lại số lượng đơn vị vật phẩm được mua. Giao dịch có thể được ghi lại trong tài khoản chứng khoán đã hoàn thành hoặc tài khoản nguyên vật liệu.

• Tài khoản bán hàng định kỳ và vĩnh viễn

Khi sử dụng hệ thống định kỳ, một mục nhập được thực hiện khi hàng hóa được bán phản ánh số tiền bán hàng. Hai giao dịch được ghi lại khi sử dụng hệ thống vĩnh viễn, lần đầu tiên phản ánh số tiền bán hàng và lần nhập thứ hai phản ánh giá vốn hàng bán.

• Giá vốn hàng bán

Hệ thống định kỳ tính giá vốn hàng bán khi có một cổ phiếu xảy ra bằng cách sử dụng phép tính được giải thích ở trên. Sau đó, một số tiền được nhập vào sổ sách để phản ánh tổng số lượng cổ phiếu đã bán trong kỳ.

Hệ thống vĩnh viễn cập nhật giá vốn hàng bán mỗi lần bán hàng, do đó tạo ra những thay đổi trong thời gian thực.

• Đóng các mục trong định kỳ và vĩnh viễn

Đối với các mục đóng cửa hệ thống định kỳ được thực hiện để hiển thị tổng chi phí hàng bán và để xác định hàng tồn kho trong tay. Ngược lại, hệ thống vĩnh viễn cập nhật liên tục các tài khoản, do đó không cần phải đóng các mục nhập cho tài khoản tồn kho.

• Điều tra các giao dịch theo định kỳ và vĩnh viễn

Hệ thống định kỳ, không ghi lại các giao dịch ở cấp độ đơn vị, gây khó khăn cho việc điều tra những giao dịch nào có lỗi liên quan đến hàng tồn kho; hệ thống vĩnh viễn ghi lại mọi đơn vị hàng tồn kho trên mỗi giao dịch, do đó có thể xác định các lỗi liên quan đến hàng tồn kho.

• Tỷ lệ doanh thu chứng khoán định kỳ và vĩnh viễn

Các chỉ số tài chính rất quan trọng để xác định mức độ thành công của một sản phẩm và thời gian bán một mặt hàng cụ thể (tỷ lệ doanh thu cổ phiếu).

Hệ thống định kỳ không cho phép tính toán tỷ lệ luân chuyển cổ phiếu vì nó chỉ ghi lại hàng hóa được bán theo các khoảng thời gian đã định; do đó, chỉ có một cái nhìn tổng quan có thể được đưa ra nói rằng một số lượng nhất định của mặt hàng đã được bán kể từ lần lấy hàng cuối cùng, không xem xét các sản phẩm có thể đã bị đánh cắp hoặc trở nên lỗi thời.

Ngược lại, hệ thống vĩnh viễn với dữ liệu chứng khoán chính xác cho phép người dùng dễ dàng tính tỷ lệ doanh thu cổ phiếu cho bất kỳ mặt hàng tồn kho nào. Điều này cho một bức tranh rõ ràng về sự thành công của sản phẩm.

Định kỳ so với vĩnh viễn: Biểu đồ so sánh

Tóm tắt định kỳ so với vĩnh viễn

• Hệ thống định kỳ dành cho số lượng hàng tồn kho nhỏ; hệ thống vĩnh viễn là tốt nhất cho số lượng hàng tồn kho lớn.
• Hệ thống định kỳ được cập nhật bởi một cổ phiếu vật lý; hệ thống vĩnh viễn được cập nhật liên tục.
• Hệ thống định kỳ dựa trên tổng số tiền mỗi kỳ; hệ thống vĩnh viễn xem xét các giao dịch riêng lẻ.
• Hệ thống định kỳ cung cấp dữ liệu khi nhìn lại, trong khi hệ thống vĩnh viễn cung cấp dữ liệu thời gian thực.