Sự khác biệt giữa cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản

Cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản
 

Sự khác biệt giữa cảnh báo bằng lời nói và cảnh báo bằng văn bản có vẻ tương đối rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Cảnh báo bằng lời nói và cảnh báo bằng văn bản, đặc biệt trong bối cảnh pháp lý, thể hiện các giai đoạn trong một hành động kỷ luật chính thức và / hoặc sửa chữa. Đối với những người trong chúng ta không quen thuộc với các điều khoản, cảnh báo bằng lời nói và cảnh báo bằng văn bản chủ yếu tồn tại trong các chính sách kỷ luật của công ty và hầu hết các công ty đưa ra các cảnh báo đó như là một phần của quy trình khắc phục. Theo truyền thống, các điều khoản được định nghĩa chung là một loạt các bước được thực hiện để kỷ luật một nhân viên hoặc điều chỉnh hiệu suất của anh ấy / cô ấy trong công việc. Các bước này không chỉ giới hạn trong các cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản mà còn bao gồm đình chỉ và / hoặc chấm dứt. Tuy nhiên, mối quan tâm của bài viết này chỉ là cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản, có thể được phân biệt bởi thực tế là một cảnh báo bằng lời nói trước một cảnh báo bằng văn bản. Hơn nữa, cần lưu ý rằng trong khi hầu hết các công ty tuân thủ nghiêm ngặt các giai đoạn xử lý kỷ luật này, những người khác có thể thực hiện các thủ tục như vậy hơi khác.

Cảnh báo bằng lời nói là gì?

Thuật ngữ cảnh báo bằng lời nói đã được định nghĩa là một cảnh báo được đưa ra cho nhân viên bởi người quản lý hoặc giám sát viên của nhân viên liên quan đến kỷ luật và / hoặc vấn đề về hiệu suất. Nó thường ban hành trong một cuộc trò chuyện giữa nhân viên và người giám sát. Một cảnh báo bằng lời nói thể hiện bước đầu tiên trong quy trình khắc phục. Mục đích đằng sau một cảnh báo như vậy là để thông báo cho nhân viên về hiệu suất hoặc hành vi của anh ấy / cô ấy và từ đó nhường chỗ cho việc điều chỉnh hiệu suất hoặc hành vi đó. Vấn đề này có thể là vi phạm các tiêu chuẩn hoặc quy tắc của công ty, vi phạm các lỗi nhỏ như vắng mặt liên tục hoặc thực hiện công việc không đạt yêu cầu.

Khi đưa ra cảnh báo bằng lời nói, người giám sát hoặc người quản lý phải tuân theo một quy trình công bằng. Thủ tục trong việc đưa ra cảnh báo bằng lời nói có thể khác nhau giữa các công ty. Tuy nhiên, nói chung, cần áp dụng một số bước nhất định như đưa ra cảnh báo một cách riêng tư, nêu cụ thể vấn đề và cho nhân viên cơ hội giải thích về phía mình, nêu rõ hiệu suất và tiêu chuẩn dự kiến ​​của nhân viên, và cuối cùng, ghi lại cuộc trò chuyện trong đó cảnh báo bằng lời nói được đưa ra. Cảnh báo bằng lời nói này phải bao gồm tên của nhân viên, ngày cảnh báo, vấn đề và hiệu suất dự kiến. Tài liệu về một cảnh báo bằng lời nói đại diện cho một hồ sơ không chính thức, và nó được đặt trong hồ sơ của nhân viên. Mục tiêu cuối cùng của một cảnh báo bằng lời nói là cung cấp cho nhân viên một cơ hội khác để điều chỉnh hành vi hoặc hiệu suất của anh ta / cô ta. Nó giống như nhận được một cơ hội thứ hai.

Cảnh báo bằng lời nói được đưa ra trong một cuộc trò chuyện

Cảnh báo bằng văn bản là gì?

Nói một cách đơn giản, một cảnh báo bằng văn bản là một cảnh báo bằng văn bản. Theo truyền thống, nó được định nghĩa là một lá thư viết cho một nhân viên. Loại thư này nêu cụ thể các vấn đề liên quan đến hiệu suất hoặc hành vi của anh ấy / cô ấy và nêu chi tiết hậu quả nếu hành vi hoặc hiệu suất đó không được sửa chữa hoặc cải thiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Một cảnh báo bằng văn bản đại diện cho giai đoạn thứ hai trong quá trình hành động khắc phục và kỷ luật. Nói chung, một cảnh báo bằng văn bản sau một cảnh báo bằng lời nói. Do đó, nhân viên đã được đưa ra một cảnh báo bằng lời nói và việc thiếu cải thiện hoặc không sửa chữa hành vi trong vấn đề dẫn đến một cảnh báo bằng văn bản. Do đó, cảnh báo bằng văn bản nghiêm trọng hơn cảnh báo bằng lời nói.

Các công ty đưa ra một cảnh báo bằng văn bản trong các tình huống mà cảnh báo bằng lời nói được đưa ra trước đó đã không thể khắc phục vấn đề nói trên, hoặc nhân viên đã lặp lại hành vi vi phạm hoặc vi phạm tương tự. Các cảnh báo bằng văn bản thường được đưa ra trong các trường hợp liên quan đến vắng mặt, ngôn ngữ lạm dụng, thiệt hại cho tài sản của công ty, hoạt động không đạt yêu cầu, thiếu đúng giờ và các vấn đề khác bao gồm cả tội phạm như bạo lực hoặc sử dụng ma túy. Thông thường, nhân viên phải ký vào thông báo có cảnh báo bằng văn bản và một bản sao giống nhau được đặt trong hồ sơ của nhân viên và đưa cho bộ phận nhân sự.

Cảnh báo bằng văn bản được ban hành bằng văn bản

Sự khác biệt giữa cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản là gì?

• Định nghĩa cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản:

• Cảnh báo bằng lời nói là cảnh báo được đưa ra bởi người giám sát hoặc người quản lý nhân viên liên quan đến vấn đề liên quan đến hành vi hoặc hiệu suất của nhân viên tại nơi làm việc.

• Một cảnh báo bằng văn bản là một lá thư do công ty đưa ra nêu rõ vấn đề liên quan đến hành vi hoặc hiệu suất của nhân viên và hậu quả nếu nó không được khắc phục.

• Trung bình:

• Cảnh báo bằng lời nói là cảnh báo bằng miệng.

• Cảnh báo bằng văn bản là cảnh báo được thực hiện bằng văn bản.

• Đặt hàng:

• Cảnh báo bằng lời nói được đưa ra trước tiên nếu có bất kỳ vấn đề về kỷ luật và / hoặc hiệu suất.

• Một cảnh báo bằng văn bản được đưa ra sau một cảnh báo bằng lời nói và trong trường hợp nhân viên đã không sửa chữa hành động của mình mặc dù cảnh báo bằng lời nói.

• Mục đích:

• Mục đích của cảnh báo bằng lời nói là thông báo cho nhân viên về hiệu suất hoặc vấn đề hành vi của anh ấy / cô ấy và từ đó tạo cơ hội để sửa lỗi cho anh ấy / cô ấy.

• Một cảnh báo bằng văn bản được đưa ra để thông báo hậu quả nếu vấn đề về hành vi hoặc hiệu suất nói trên không được sửa chữa hoặc cải thiện trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Các vấn đề:

• Cảnh báo bằng lời nói được đưa ra trong các tình huống như vi phạm các tiêu chuẩn hoặc quy tắc của công ty, vi phạm các lỗi nhỏ như vắng mặt liên tục hoặc thực hiện công việc không đạt yêu cầu.

• Cảnh báo bằng văn bản được đưa ra trong các tình huống liên quan đến vắng mặt, ngôn ngữ lạm dụng, thiệt hại cho tài sản của công ty, hoạt động không đạt yêu cầu, thiếu đúng giờ và các vấn đề khác bao gồm cả tội phạm như bạo lực hoặc sử dụng ma túy.

Hình ảnh lịch sự:

1. Những người nói chuyện bởi Aaron Friedman (CC BY 2.0)
2. Nhập qua Wikicommons (Miền công cộng)