Sự khác biệt giữa hệ thống quản lý nguồn nhân lực và hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Phòng nhân sự của bất kỳ tổ chức nào không chỉ là thực hiện quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả hoặc sa thải nhân viên cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cũng xử lý các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực và hệ thống thông tin, vì mỗi quy trình chính này đóng góp đáng kể vào sự phát triển của doanh nghiệp cũng như sự giàu có của các cổ đông. Mặc dù Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) và Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) được coi là giống nhau, nhưng có một sự khác biệt đáng kể giữa hai thuật ngữ này. HRMS là một gói hoàn chỉnh được sử dụng bởi các tổ chức để quản lý và theo dõi thông tin về nhân viên của mình; trong khi đó, HRIS là một hệ thống cơ sở dữ liệu hoặc một loạt các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau và được sử dụng để theo dõi dữ liệu nhân viên. HRMS tương đối chi tiết hơn HRIS.

Có ba đặc điểm chính của HRMS: Quản lý vốn nhân lực, Biên chế và Quản lý thời gian và lao động (TLM). Trong khi đó, các đặc điểm chính của HRIS là Nhân sự cốt lõi, Hệ thống theo dõi tuyển dụng hoặc ứng viên, Quản lý vắng mặt, Đào tạo và Phát triển, Quản trị lợi ích, Quản lý lương thưởng, Quy trình làm việc và Báo cáo.

Hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực chủ yếu được sử dụng để theo dõi hiệu suất của nhân viên công ty, nhu cầu đào tạo của họ và nghỉ việc. Nó cũng được sử dụng để dự đoán nhu cầu của nhân viên cho tuyển dụng trong tương lai. Hệ thống này có thể được coi là một ứng dụng quản lý phía con người của HR. HRMS thường được sử dụng để đánh giá sự hài lòng của nhân viên với sự trợ giúp của các mẫu khảo sát hoặc nhập dữ liệu. Trong nhiều tổ chức, nó được sử dụng để lập kế hoạch đánh giá hiệu suất và theo dõi các mối quan tâm hoặc vấn đề được xác định trong các đánh giá này. Nó tiếp tục cung cấp ước tính tiến bộ của một nhân viên trong việc giải quyết những lo ngại đó trên cơ sở các đánh giá tiếp theo.

Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực, mặt khác, theo dõi các thông tin liên quan đến nhân viên chi tiết hơn. Nó không chỉ giữ thông tin liên lạc cập nhật, số an sinh xã hội và giữ lại thông tin thuế của nhân viên mà còn duy trì thông tin lợi ích mới nhất, nhu cầu lập lịch cập nhật của nhân viên và tham dự cho từng bộ phận. HRIS cũng được sử dụng để tính toán chi phí chăm sóc sức khỏe của từng nhân viên và tỷ lệ doanh thu. Lợi ích của hệ thống này là giúp tiết kiệm thời gian, cho phép bạn tập trung vào việc quản lý quy trình sản xuất, lập kế hoạch bán hàng cho công ty và tìm kiếm thị trường mới để mở rộng kinh doanh.

Tích hợp HRMS và HRIS

Cả hai hệ thống này thường được tích hợp bởi các tổ chức. Để tránh nhầm lẫn, các chuyên gia nhân sự nên tập trung vào HRMS như một động lực chính cho các quyết định nhân sự của họ. Ví dụ, nó có thể được sử dụng để xác định loại đào tạo mà nhân viên yêu cầu để đáp ứng các mục tiêu cụ thể đã được xác định trong đánh giá hiệu suất.

Mặt khác, HRIS có thể được sử dụng để xác định chi phí đào tạo đó và lợi ích có thể có về mặt đô la mà một tổ chức có khả năng nhận được. Nó cho phép bạn quyết định cẩn thận hơn, thay vì chỉ giao một nhân viên cho một khóa đào tạo cụ thể và tìm hiểu về chi phí liên quan sau này. Do đó, để quy trình ra quyết định được cải thiện và tốt hơn, hãy sử dụng HRMS làm công cụ để xác định các yêu cầu của bạn và sau đó sử dụng HRIS để xác định chi phí và lợi ích dự kiến ​​của việc đáp ứng các yêu cầu đó.

Ứng dụng nhân sự tốt nhất sẽ luôn chứa các nhiệm vụ HRMS và HRIS tích hợp vào một hệ thống mạnh mẽ duy nhất, vì nó cho phép người dùng xử lý tất cả các nhiệm vụ nhân sự quan trọng với một vài bước đơn giản và trong các tham số được xác định rõ. Do đó, quản lý của một tổ chức sẽ dễ dàng truy cập thông tin của nhân viên để đưa ra quyết định liên quan đến nhân viên đó và nó cũng sẽ tiết kiệm chi phí bằng cách giảm số lượng người cần thiết để quản lý hoạt động của nguồn nhân lực.