Sự khác biệt giữa Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và Cấu trúc phân chia tài nguyên (RBS)

Cấu trúc phân chia công việc là một phân phối quan trọng cho bất kỳ dự án nào. Thông qua WBS, người quản lý dự án có một vị trí tốt để phân loại công việc mà nhóm cần hoàn thành thành các phần nhỏ có thể quản lý dễ dàng trong khi RBS được coi là một phần quan trọng của hiệu quả khi quản lý dự án. Thông qua RBS, người quản lý dự án có thể biên dịch một danh sách các tài nguyên cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định theo thứ tự phân cấp.

Điều gì làm cho RBS khác với WBS

WBS là một đại diện trực quan của toàn bộ phạm vi công việc sẽ được thực hiện, được chia thành các phân đoạn nhỏ hơn mà mỗi thành viên của nhóm dự án có thể hiểu được. Điều này là do, với mỗi cấp độ hoàn thành, có các định nghĩa và chi tiết liên quan đến giai đoạn đó. Ngược lại, RBS có thể được chia thành tài nguyên địa lý hoặc tài nguyên tổ chức. Một số công cụ khác cần thiết cho RBS phù hợp và hiệu quả bao gồm ước tính tài nguyên, lịch tài nguyên và danh sách hoạt động.

Lý do đằng sau điều này là bởi vì khi bạn đang quản lý bất kỳ dự án nào, bạn sẽ phải làm việc với các thành phần dự án và tài nguyên dự án khác nhau để hoàn thành dự án. Một ví dụ điển hình là các thành viên trong nhóm dự án của bạn.

Bạn phải chắc chắn rằng họ làm việc hiệu quả và sẵn sàng chiến lược trong suốt vòng đời của dự án bạn đang thực hiện.

Bây giờ, trong trường hợp bạn dự định tạo ra một WBS hiệu quả, sau đây là một số hướng dẫn quan trọng sẽ giúp bạn thấy điều này thông qua:

• Dự án / phân phối cuối cùng luôn ở mức cao nhất
• Bạn không phải luôn luôn xác định tất cả các yếu tố ở cùng cấp độ
• Các nhóm làm việc không nên mất hơn 10 ngày
• Mỗi nhóm làm việc phải độc lập
• Không nên có sự trùng lặp trong các nhóm làm việc thông qua cấu trúc

Sau đây là một đại diện đơn giản của một phân đoạn của WBS để xây dựng một ngôi nhà:

Xây dựng một ngôi nhà

                                              nền tảng                     Nội ngoại thất

Hoàn thành                         24% 45% 30%

Ngân sách                               $ 50.000 $ 86.000 $ 72.000

Nó cho thấy các phần khác nhau của dự án sẽ được thực hiện và cung cấp thêm thông tin về ngân sách cần thiết cho họ và mức độ hoàn thành.

WBS, do đó, là bản đồ / phác thảo của một dự án cụ thể. Dự án chính là khóa có thể phân phối trong WBS và từ đó, nó được chia thành các tiểu mục nhỏ hơn, mỗi loại có chi tiết cụ thể về cách chúng sẽ được phân phối theo.

Mặt khác, nói về RBS, bạn phải biết rằng nó hoạt động bằng cách sử dụng một số công cụ quan trọng. Các nhà quản lý dự án được hướng dẫn sử dụng hoặc thực hiện RBS hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ này. Đó là như sau:

• Danh sách hoạt động

Đây là danh sách tất cả các hoạt động là chìa khóa để hoàn thành dự án. Người quản lý dự án không chỉ cần một danh sách, họ cũng cần nhận được càng nhiều thông tin càng tốt về những danh sách này. Thông tin này cũng sẽ bao gồm các tài nguyên mà các hoạt động được liệt kê tiêu thụ.

• Dự toán tài nguyên

Để mỗi hoạt động được hoàn thành một cách hiệu quả, hiệu quả và quan trọng hơn là tiết kiệm chi phí, người quản lý dự án phải ước tính khối lượng, loại và nhiều loại tài nguyên cần thiết.

Nếu những ước tính này bị sai lệch, có thể không thể đạt được các mục tiêu của dự án, hoặc nói chung, dự án có thể thất bại.

• Lịch tài nguyên

Lịch tài nguyên là về sự sẵn có của tài nguyên theo thời gian. Người quản lý dự án sẽ cần một danh sách tất cả các tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án.

Những tài nguyên này cũng phải được liệt kê dựa trên tính khả dụng của chúng trong thời gian dài. Thông tin này rất quan trọng đối với người quản lý dự án để xác định xem các tài nguyên cần thiết sẽ có sẵn trong một thời gian cụ thể hay không, vì vậy dự án không bị đình trệ.

Hiện tại, RBS đang ngày càng trở nên quan trọng hơn, với phần mềm quản lý dự án kết hợp nó vào cấu trúc của chúng. Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ chương trình quản lý dự án nào, bạn có thể đăng nhập và kiểm tra tính sẵn có của các tài nguyên bạn cần và quan trọng hơn là cách chúng được phân loại.

Điều này thường giúp tổ chức theo nghĩa các nhà quản lý dự án có thể xem rất nhiều chi tiết từ một cơ sở dữ liệu đơn giản, về tất cả các tài nguyên đang được sử dụng.

Tầm quan trọng của WBS so với trọng tâm của RBS

Có một số lợi ích chính mà người quản lý dự án và nhóm dự án có thể rút ra từ WBS, ngoài việc tổ chức và xác định công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Thông qua WBS, việc phân bổ ngân sách từ các tầng cao nhất của cấu trúc sẽ dễ dàng hơn. Khi điều này được thực hiện, ngân sách cho từng bộ phận có thể được cấu trúc dựa trên sự cố trong WBS.

Ước tính chi phí và thời gian thường được cung cấp cho từng phần WBS. Bằng cách này, việc lập ra một lịch trình và ngân sách phù hợp cho toàn bộ dự án sẽ dễ dàng hơn.

Thông qua WBS, việc theo dõi hiệu suất của các lĩnh vực dự án riêng lẻ cũng dễ dàng hơn. Người quản lý dự án ở một vị trí tốt để cho biết chi phí thực hiện của dự án, xác định các khu vực có vấn đề và quan trọng hơn là các vấn đề chính trong việc tổ chức dự án. Ngược lại, trong RBS, sự nhấn mạnh vào danh sách tài nguyên phân cấp là chìa khóa. Bạn cần liệt kê tất cả các tài nguyên, cho dù chúng có ý nghĩa hay thậm chí nếu với bạn, chúng có vẻ dư thừa. Mỗi cấp độ của dự án sẽ cần một số lượng tài nguyên nhất định. Chúng phải được liệt kê theo tầm quan trọng của chúng đối với việc hoàn thành mỗi cấp độ, và cuối cùng hoàn thành toàn bộ dự án.

Các tài nguyên được liệt kê sau đó được chia thành các loại nhỏ hơn về loại tài nguyên mà chúng đang có, để giúp người quản lý dự án phân loại. Việc phân loại sẽ thực sự tiến xa hơn vào các nhóm phụ khác nhau cho đến khi từng loại tài nguyên được nhóm thành các thực thể đơn lẻ dễ xác định và quản lý hơn.

Lợi ích của WBS so với RBS

Một trong những lợi ích của WBS là nó giúp người quản lý dự án xác định bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào mà dự án có thể có. Trong trường hợp có bất kỳ chi nhánh nào của dự án chưa được xác định rõ ràng, nó trở thành một khu vực rủi ro phải được giải quyết. Những rủi ro như vậy được cho là được theo dõi đúng, và một đánh giá cẩn thận được cung cấp khi dự án tiếp tục.

Trong trường hợp dự án có vẻ như bị chậm tiến độ, người quản lý dự án sẽ dễ dàng tham khảo WBS hơn và xác định các khu vực đang gặp khó khăn và đưa ra quyết định phù hợp để xoay chuyển mọi thứ. Ngược lại, lợi ích trước mắt của RBS, đặc biệt là việc phân chia tài nguyên thành các nhóm nhỏ là để giảm bớt công việc của các trung tâm quản lý. Giám sát trở nên dễ dàng hơn nhiều và rất nhiều thời gian được lưu trong quá trình.

Các giám sát viên có thể theo dõi từng nhóm tài nguyên khi họ tiến hành dự án. Sẽ dễ dàng hơn để đẩy nhanh các cấp độ nhất định của dự án mà không cần dựa vào các cấp độ khác, đã phân bổ các nguồn lực phù hợp để hoàn thành. Do đó, một số dự án có thể dễ dàng được hoàn thành trước thời hạn quy định, đặc biệt nếu việc hoàn thành các cấp độ khác nhau của dự án không phụ thuộc vào nhau.

Với một kế hoạch RBS tốt, ban quản lý cũng ở một vị trí tốt để có được một bức tranh tốt về tổng số tài nguyên có sẵn cho mỗi nhóm tham gia. Ngoài việc hiểu các tài nguyên có sẵn, họ còn có thể quản lý cách sử dụng các tài nguyên.

So sánh các thông tin trên, nên gán màu cho các phân phối phụ khác nhau trong WBS. Điều này rất quan trọng để có được một bản đồ nhiệt về tiến độ của toàn bộ dự án. Nó cũng sẽ giúp dễ dàng thu hút sự chú ý của ban quản lý vào các khu vực dự án đã hoàn thành và những khu vực còn thiếu.

WBS, khi được xử lý đúng cách, là một cách tốt để tăng năng suất của các nhóm làm việc trong dự án và xem dự án hoàn thành đúng hạn. Người quản lý dự án có thể xác định các kỹ năng cần thiết để cho phép họ hoàn thành dự án trong thời gian tốt nhưng khi nói đến RBS, chúng ta phải hiểu các loại của nó. Loại RBS thông thường là RBS tổ chức. Các hệ thống tổ chức phân cấp đã được thiết lập thường giúp tạo RBS này. Các tài nguyên trong một RBS tổ chức thường được phân phối dựa trên nhu cầu của từng bộ phận tổ chức và nhóm làm việc. Đây là những danh mục đã được tổ chức xác định và thiết lập.

RBS địa lý trong hầu hết các trường hợp là độc đáo. Mối quan tâm chính của RBS địa lý là phân phối và / hoặc vị trí của các tài nguyên được đề cập và cách chúng được phân bổ ở các vị trí khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức.

Tóm lược

Tóm lại, cả WBS và RBS đều là chìa khóa để hoàn thành thành công dự án và hiệu quả của các nhóm dự án có liên quan. Sau đây là những điểm chính xác định một trong hai cấu trúc.

Cấu trúc phân chia công việc	Cấu trúc phân chia tài nguyên
o Nhóm công việc thành các loại	o Nhóm tài nguyên thành các danh mục
o Giúp giám sát tiến độ dự án	o Giúp giám sát việc sử dụng tài nguyên
o Các nhóm dự án phải độc lập	o Các nhóm tài nguyên có thể phụ thuộc lẫn nhau
o Nhấn mạnh vào dòng thời gian dự án	o Nhấn mạnh vào phân bổ nguồn lực