Người mới bắt đầu kế toán Luca Pacioli là người đã phát hiện ra hệ thống nhập kép thường được sử dụng trong việc giữ sổ sách. Hệ thống ghi sổ kép của việc giữ sổ sách là một hệ thống trong đó, các giao dịch kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt khác nhau của tài khoản với hiệu ứng ghi nợ hoặc tín dụng.
Nợ chỉ ra một điểm đến trong khi tín dụng chỉ ra một nguồn lợi ích tiền tệ. Trong kế toán, nguồn giao dịch được ghi có và tài khoản đích được ghi nợ. Hiểu cả hai khái niệm có thể bị đánh thuế, nhưng cần thiết cho bất kỳ thực hành kế toán.
Nợ là chi phí hoặc bất kỳ số tiền nào được trả từ tài khoản này sang tài khoản khác, dẫn đến việc tăng tài sản và giảm nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán. Ghi nợ là một hoạt động kế toán và kế toán chính thức bắt nguồn từ thuật ngữ "tranh luận" trong tiếng Latin có nghĩa là nợ. Một khoản ghi nợ được đặt ở mặt tích cực của bảng cân đối và mặt tiêu cực của các mục kết quả. Trong sổ sách kế toán, khoản ghi nợ được nhập ở phía bên trái của hệ thống sổ sách kế toán kép. Phía đối diện chứa các khoản tín dụng.
Trong sổ sách kế toán, điều quan trọng cần lưu ý là:
Một số tài khoản tăng bằng cách ghi nợ bao gồm tài sản (tài khoản phải thu, hàng tồn kho, thiết bị và tiền mặt), Chi phí (tiền thuê nhà, tiền lương, tiền lãi), thua lỗ và vẽ tài khoản. Một số tài khoản giảm do ghi nợ bao gồm nợ phải trả (phải trả), vốn chủ sở hữu (cổ phiếu và thu nhập giữ lại). Số dư nợ là số tiền còn lại sau khi một loạt các mục đã được thực hiện. Trong sổ sách kế toán kép, các tài khoản tín dụng và ghi nợ phải được để bằng nhau.
Tín dụng là số tiền chưa thanh toán là do chủ nợ của các chủ nợ. Trong sổ cái kế toán, nó được ghi ở phía bên phải của bảng cân đối kế toán. Khi một người ghi có một tài khoản, điều đó có nghĩa là có một số tiền âm trong tài khoản đó. Tăng nợ phải trả do số tiền tăng trong kết quả phải trả trong kết quả được tăng thêm một khoản âm.
Nguyên tắc nhập kép cũng hướng dẫn các khoản tín dụng trong đó một hiệu ứng trên một tài khoản phải được phản ánh trong một tài khoản khác. Một chủ nợ là cá nhân cung cấp tín dụng. Tín dụng phải được cung cấp để đổi lấy sản phẩm hoặc dịch vụ giữa chủ nợ và con nợ. Việc thanh toán dựa trên thời gian xác định.
Điều quan trọng là phải hiểu những điều sau đây trong sổ sách kế toán:
Các tài khoản tăng theo tín dụng bao gồm nợ phải trả (Phải trả), doanh thu (doanh thu, thu nhập) và lợi nhuận. Các tài khoản bị giảm bởi các khoản tín dụng bao gồm các tài sản như tiền mặt, các khoản phải thu, vật tư và cuối cùng là đất.
Sự khác biệt chính giữa hai thuật ngữ kế toán này có thể được rút ra từ các căn cứ sau:
Nợ là số tiền được trả từ một tài khoản và dẫn đến tăng tài sản. Tín dụng là số tiền chưa thanh toán do chủ nợ của chủ nợ.
Ghi nợ được đặt ở phía bên trái của các tài khoản sổ cái và bảng cân đối kế toán. Tín dụng được đặt ở phía bên phải của tài khoản sổ cái và bảng cân đối kế toán.
Trong sổ cái của người nhận tài khoản cá nhân bị ghi nợ trong khi ở phía bên kia, người cho được ghi có.
Tín dụng được sử dụng để biểu thị một số tiền đã được rút. Các khoản nợ được sử dụng để biểu thị bổ sung.
Chi phí và tổn thất trong các tài khoản danh nghĩa được ghi nợ trong khi thu nhập và lợi nhuận trong các tài khoản đó được ghi có.
Ghi nợ biểu thị những gì đến trong khi tín dụng biểu thị những gì đi ra ngoài.
Tăng tín dụng làm giảm nợ và tăng ghi nợ làm giảm tín dụng.