Cách giao dịch được ghi lại trong Sổ Cái (GL) phụ thuộc vào bản chất của giao dịch. Tài khoản phải trả (AP) được ghi vào sổ cái AP khi hóa đơn được phê duyệt cho các giao dịch mà công ty phải trả tiền cho nhà cung cấp cho các dịch vụ hoặc hàng hóa mua hàng. Mặt khác, Những tài khoản có thể nhận được (AR) ghi lại bất kỳ khoản tiền nào mà một công ty đang nợ vì bán hàng hóa hoặc dịch vụ của họ. Trên công ty
Tài khoản phải trả được ghi lại khi hóa đơn được phê duyệt để thanh toán. Nhiều công ty sử dụng cách ly các nhiệm vụ, nghĩa là đảm bảo không một nhân viên nào có thể phê duyệt một khoản thanh toán một mình, để ngăn chặn tham ô.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, các khoản phải thu liên quan đến việc tạo hóa đơn, được gửi đến khách hàng. Sau đó, khách hàng phải thanh toán hóa đơn trong các điều khoản thanh toán, thường là trong vòng 30 ngày.
Vốn lưu động (WC) thể hiện tính thanh khoản hoạt động của một doanh nghiệp. Vốn lưu động ròng là sự khác biệt giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Điều quan trọng là các công ty phải có một vốn lưu động ròng lành mạnh, tích cực. Điều này đạt được thông qua, trong số các kỹ thuật khác, quản lý sắc sảo các khoản phải trả và các khoản phải thu.
Các khoản phải thu được phân tích theo số ngày trung bình để thu thanh toán (được gọi là Số ngày bán hàng xuất sắc hoặc DSO) và các tài khoản phải trả được phân tích theo số ngày trung bình cần có để thanh toán hóa đơn (Số ngày phải trả hoặc DPO).
trong đó giá vốn hàng bán là giá vốn hàng bán và giá vốn hàng bán là trung bình hàng ngày.
DSO dưới 45 ngày thường được coi là khỏe mạnh.
Vốn lưu động có thể được tăng lên bằng cách giảm DSO hoặc tăng DPO, tức là thu tiền thanh toán từ khách hàng nhanh hơn và trì hoãn thanh toán cho các nhà cung cấp. Tuy nhiên, luôn có sự đánh đổi trong kinh doanh vì việc chậm thanh toán cho các nhà cung cấp có thể làm mất danh tiếng của công ty và cũng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán sớm. Tương tự, khách hàng có thể sẵn sàng cung cấp kinh doanh hơn nếu công ty không quá khắt khe về việc được thanh toán đúng hạn.
Các khoản phải thu có thể được sử dụng làm tài sản thế chấp khi vay tiền. Chúng cũng có thể được bán trên thị trường vốn.